Lignes directrices du Comité des relations avec l’Industrie de la SCR

Mission de la SCR

La mission de la SCR est de représenter les rhumatologues canadiens et de promouvoir la poursuite de l’excellence en matière de soins, de formation et de recherche sur les maladies rhumatismales. 

Principes généraux régissant les partenariats avec la SCR

  1. Toutes les activités et tous les participants doivent se conformer à la lettre et à l’esprit du Code de déontologie de l’Association médicale canadienne, Les interactions avec l’industrie pharmaceutique : Lignes directrices pour les médecins et du Code d’éthique de Médicaments novateurs du Canada.
  2. Les participants non de l’industrie qui assistent à des activités didactiques agréées tenues sous les auspices de la SCR ne peuvent pas se faire rembourser leurs frais ni recevoir le moindre paiement de la part de l’industrie.
  3. Une fois qu’un formulaire de commandite est dûment signé, les commanditaires et les exposants verseront les fonds qu’ils se sont engagés à fournir.

Lignes directrices générales pour l’Assemblée scientifique annuelle (ASA)

  1. La SCR conclura un contrat pour toutes les chambres et salles de réunion à l’hôtel en vue de l’événement lorsqu’il se déroule en présentiel.
  2. La SCR s’attend à ce que tous les participants adhèrent à leur code d’éthique ou de déontologie respectif conformément au principal général no 1.
  3. Kiosque
    1. Conformément aux lignes directrices de Médicaments novateurs Canada, le matériel promotionnel et éducatif disponible au kiosque doit concorder avec le libellé des monographies de produits approuvées. Le kiosque peut offrir des tirés à part d’articles médicaux et scientifiques à la condition qu’ils soient reproduits textuellement et qu’ils ne soient pas présentés différemment des monographies de produits approuvées. Les kiosques ne peuvent pas offrir de la nourriture ou des rafraîchissements.
    2. Les commanditaires et les exposants doivent se conformer à toutes les lois et réglementations en vigueur relatives à la publicité, ainsi qu’à toutes les normes lignes directrices et politiques de la SCR en matière de publicité, de promotion et de relations publiques. Les exposants issus de l’industrie* et du secteur pharmaceutique ne doivent ni exposer, ni commercialiser, ni distribuer de matériel publicitaire ou promotionnel y compris, mais sans s’y limiter, des affichettes de porte, des stylos, des autocollants, des blocs-notes ou d’autres articles à caractère promotionnel). * Le terme « industrie » englobe toutes les organisations à but lucratif.
    3. Lorsque l’événement se tient en présentiel, la zone réservée aux exposants de l’industrie se limite à l’espace décrit dans le manuel à cet effet. Tous les éléments doivent tenir dans l’espace décrit, sans quoi, les éléments qui excédent l’espace assigné seront retirés.
    4. Un avis d’annulation d’espace d’exposition doit être reçu par la SCR, par écrit, au moins 2 mois avant la date de l’ASA. Une fois qu’un avis d’annulation a été accepté, 50 % du taux est non remboursable. Aucun remboursement ne sera accordé pour les annulations reçues moins de deux mois avant l’événement. Les avis d’annulation de l’espace d’exposition doivent être soumis par courriel à la SCR (info@rheum.ca). Prévoir 2 à 4 semaines après la rencontre pour le traitement des demandes de remboursement.
    5. Aucun remboursement ni crédit ne sera accordé en cas d’absence ou de non-participation à un événement.
    6. Les participants à l’Assemblée scientifique annuelle (ASA), issus de divers secteurs d’activité, peuvent se promouvoir sur les médias sociaux en faisant mention, sous le mot-clic officiel de l’événement, de leur présence à ce dernier.
  4. Activités de l’industrie
      1. Comités consultatifs de l’industrie – Lorsque l’ASA se tient en présentiel, SEULS les commanditaires corporatifs de catégorie Diamant et Platine peuvent demander à tenir une réunion de comité consultatif de l’industrie (qui débutera à une heure désignée par la SCR), après la clôture de l’ASA, et non avant. Ces réunions n’accueilleront pas plus de 20 participants, incluant médecins, représentants des commanditaires et autres et doivent recevoir l’autorisation de la SCR. Tout rhumatologue canadien qui assiste à de telles réunions doit être inscrit à l’ASA de la SCR.
      2. Les activités d’une journée complète commanditées par l’industrie au Canada (scientifiques et/ou d’affaires), telles que conférences, réunions et comités consultatifs avec des rhumatologues canadiens ou à leur intention, ne seront pas autorisées dans la semaine précédant ou suivant l’Assemblée annuelle de la SCR (une semaine avant le mercredi du début et une semaine après le samedi de la fin inclusivement). En outre, aucune activité de l’industrie (scientifique et/ou d’affaires) ne peut se dérouler durant l’ASA de la SCR.
      3. Pour les ASA tenues en présentiel, la SCR désignera à l’avance les soirées au cours desquelles l’industrie aura la possibilité d’interagir avec les membres dans le cadre d’une activité sociale promotionnelle.
      4. Des billets donnant accès gratuitement à la réception de bienvenue (selon le cas) et au souper de gala de la SCR (ASA en présentiel seulement) sont remis à l’industrie selon le niveau de commandite. Les billets non utilisés doivent être retournés au comptoir d’enregistrement.
      5. Aucune activité concurrente (telle que des réunions restreintes, des dîners) ne peut avoir lieu pendant l’ASA, en dehors de la soirée prévue à cette fin par la SCR.
  5. Représentants de l’industrie
    1. Les représentants médicaux ou non médicaux de l’industrie*, ne sont pas autorisés à assister à l’ASA si leur entreprise n’en est pas un commanditaire ou exposant corporatif. Les nouvelles entreprises qui ont un produit non encore sur le marché pourraient demander à ce qu’un (1) chargé des affaires scientifiques ou médicales assiste à l’ASA selon le tarif en vigueur. Le titre de chargé des affaires scientifiques ou médicales sera inscrit sur leur insigne d’identité.
    2. Pour les commanditaires corporatifs seulement, jusqu’à deux (2) employés de la division scientifique/médicale (et non des ventes, de la commercialisation ou de la formation médicale) peuvent s’inscrire en tant que représentants, division scientifique/médicale, au tarif en vigueur. Ces représentants s’ajouteraient au nombre prévu de représentants autorisés pour ces entreprises en fonction de leur niveau respectif de commandite.
    3. Des représentants additionnels des ventes, de la commercialisation ou de la formation médicale des commanditaires corporatifs peuvent assister à l’ASA en plus du nombre alloué selon le niveau de commandite, au tarif en vigueur dans un tel cas.
    4. Les participants inscrits doivent porter leur insigne d’identité en tout temps. Toute personne qui ne porterait pas son insigne d’identité pourrait devoir quitter la réunion. Les insignes d’identité ne peuvent pas être transférés et toute infraction à cette règle entraînera l’annulation de l’insigne.
               *Le terme « industrie » désigne toute entité à but lucratif.
  6. Résumés
    1. L’auteur principal et l’auteur-présentateur de résumés de projets menés à l’initiative de l’industrie doivent :
      1. Soit, ne pas être affiliés à l’industrie*;
      2. Soit être attachés à un commanditaire ou exposant corporatif de la SCR et se conformer aux restrictions spécifiées au no 5 ci-dessus concernant les représentants de l’industrie.
        *Le terme « industrie » désigne toute entité à but lucratif.
  7. Aucun événement médiatique ni aucune conférence de presse ne peuvent avoir lieu durant l’ASA de la SCR sans le consentement écrit de cette dernière.
  8. Le DG de la SCR sera la principale personne-contact pour toute question concernant les relations avec l’industrie. À ce titre, toutes les demandes, questions ou suggestions devraient être d’abord transmises au DG.

Symposiums satellites non agrees

  1. Contenu
    1. Sous réserve de l’approbation par notre comité pour le programme de l’ASA de la SCR, le contenu du symposium satellite doit : être pertinent pour la rhumatologie, fournir des renseignements de pointe fondés sur des données probantes et présenter un point de vue équilibré et impartial sur le thème abordé. La documentation doit avoir une valeur éducative pour les membres de la SCR et l’auditoire cible en général. Les objectifs d’apprentissage doivent être valides et découler d’une évaluation des besoins, de sondages ou d’autres méthodes de collecte de données afin de promouvoir le développement professionnel continu.
    2. Les propositions de symposiums satellites sont examinées et approuvées dans le cadre d’un processus de demande à deux volets.
  2. Logistique
    1. Les commanditaires de symposiums satellites sont entièrement responsables de la logistique de leurs symposiums tenus en présentiel, y compris (mais s’y limiter) : équipement audiovisuel, traiteur et préparation de la documentation promotionnelle (affiches et invitations). Toute la logistique doit être approuvée à l’avance par la SCR.
    2. Tous les honoraires, frais de déplacement et d’hébergement se rapportant à des membres de corps professoraux sont à la charge du commanditaire, même les frais d’inscription à l’ASA (bien que les commanditaires de symposiums ne puissent prendre directement en charge les frais d’inscription des conférenciers à la conférence, cela étant contraire aux directives d’accréditation, cette condition pourrait être prise en compte dans le calcul du montant des honoraires). Les commanditaires de symposiums peuvent verser des honoraires aux conférenciers non membres de la SCR, ainsi qu’une indemnité de déplacement et/ou d’hébergement; les membres de la SCR peuvent toucher des honoraires.
    3. Conformément aux lignes directrices de l’AMC concernant les interactions des médecins avec l’industrie, les conférenciers et modérateurs doivent remplir et signer des formulaires de divulgation de conflits d’intérêts pour toutes les activités didactiques, même pour les symposiums satellites non agréés. Les conférenciers doivent soumettre leurs formulaires au Comité pour le programme de l’ASA bien avant la tenue de leur activité. Les conférenciers doivent faire état de tout conflit d’intérêts potentiel à la deuxième diapositive de leur présentation (cela inclut le nom de la compagnie commanditaire). Les conférenciers seront invités à utiliser les noms génériques des médicaments dans leurs présentations, lors de discussions et dans la documentation distribuée et informeront l’auditoire de toute utilisation « officieuse » des produits, le cas échéant.
  3. Publicité
    1. Les commanditaires sont responsables de toute la publicité pour leur programme.
    2. Tout le matériel publicitaire doit être préalablement approuvé par la SCR et :
      • Être bilingue;
      • NE PAS contenir le nom ni le logo de la SCR ni faire mention de l’Assemblée scientifique annuelle de la SCR;
      • Faire état des objectifs d’apprentissage;
      • Être restreint à une (1) affiche promotionnelle (60 cm x 90) ou affiche électronique dans le lobby lors d’une ASA tenue en présentiel. Les signes promotionnels sont interdits à l’intérieur de la salle de réunion.
    3. L’utilisation de mots-clics #[EventHashtags] sur les plateformes de médias sociaux se référant à la SCR ou à l’ASA n’est permise que pour promouvoir un symposium satellite (le marquage de la SCR ou de l’ASA à même le corps d’un message est strictement interdit).
  4. Bilinguisme
    1. Toute la publicité entourant le programme doit être bilingue, mais les présentations n’ont pas besoin d’être bilingues.
  5. Matériel connexe
    1. Les commanditaires qui souhaitent ensuite développer de la documentation à partir du contenu de leur symposium (p. ex., sous forme électronique, imprimée ou autre) doivent se conformer à la politique sur la publicité régissant la mention du nom et/ou des logos de la SCR et de l’ASA.
    2. Dans le cas où un commanditaire souhaiterait enregistrer le symposium, il doit en faire la demande, par écrit, auprès du directeur général de la SCR et, et, si sa demande est acceptée, doit respecter les conditions suivantes :
      • il ne peut y être fait aucune mention du nom de la SCR et/ou de l’ASA;
      • les participants ne doivent pas être filmés;
      • Le montage vidéo doit faire l’objet d’examen et d’approbation par la SCR avant sa diffusion.
  6. Évaluation des programmes
      1. Les commanditaires recevront un formulaire d’évaluation standardisé qui doit être rempli dans les délais impartis pour le symposium et les résultats seront transmis à la SCR. Les évaluations seront examinées par le Comité du programme de l’ASA et tout biais significatif observé dans les présentations du symposium (soit plus de 15 % des résultats du sondage auprès de l’auditoire) peut entraîner la radiation d’une durée d’un an de toute demande de symposium ultérieure. Les paramètres utilisés pour juger de la présence ou de l’absence de biais seront transmis aux commanditaires du symposium avant la réunion. L’évaluation de l’impartialité sera transmise au commanditaire.

Remarque : Les lignes directrices concernant les symposiums sont communiquées aux commanditaires, dans leur intégralité, avant la tenue de la conférence, dès lors que leurs symposiums satellites auront été approuvés.

Assemblée annuelle – différends et plaintes

  1. En cas de situation particulière ou de problème, le DG devra être informé et il gérera la plainte (au besoin, en faisant appel à la vice-présidente de la SCR à titre d’agent de liaison avec l’industrie). Si le différend n’est pas résolu à la satisfaction des deux parties, il sera soumis au conseil d’administration de la SCR pour discussion et décision finale.
  2. Le conseil de la SCR se réserve le droit de :
    1. demander à un ou des représentant(s) d’une entreprise de quitter la réunion sans remboursement en cas d’inconduite ou d’infraction aux lignes directrices, principes ou autres de la SCR;
    2. interdire à une entreprise de participer aux prochaines réunions de la SCR si la lettre et l’esprit des lignes directrices qui régissent les partenariats entre la SCR et l’industrie ne sont pas respectés;
    3. communiquer ces décisions à tous les membres de la SCR, aux associations médicales partenaires de la SCR, de même qu’au bureau de Médicaments novateurs Canada.

Révision des lignes directrices

Ces principes et lignes directrices seront révisés sur une base annuelle lors de la réunion du Conseil de la SCR au sujet de l’industrie et amendés ou modifiés au besoin.